- Space management software
Bliv klog på space management software: Få mest ud af dine kvadratmeter og skrivebordspladser.
Besparelser, mindre CO2-udslip og forbedret trivsel er blot nogle af fordelene ved space management software. IoT Fabrikken deler ud af sine erfaringer med rådgivning af ledelser og driftsafdelinger.
Du får dokumentation på, hvordan dine kvadratmeter bliver brugt.
Hvis man spørger Dorthe Deleuran, hvad der først og fremmest gør, at kunder kontakter IoT Fabrikken, når de skal have målt på brugen af kontorer, mødelokaler og borde, svarer salgschefen prompte:
‘Dokumentation,’ siger hun og uddyber:
‘Det handler om at få dokumentation på, at der enten er for meget eller for lidt plads. Lederne siger, at deres medarbejdere er på kontoret, og det er rigtigt. For medarbejderne er der netop ofte, når lederen er der, men ikke nødvendigvis, når lederen ikke er der. Går vi rundt og kigger, kan vi se, at pladserne langt fra bliver brugt hele ugen, og at bookede mødelokaler står tomme,’ siger Dorthe Deleuran, der de seneste par år har ydet rådgivning til et stigende antal virksomheder og kommuner om space management.
Hun og resten af teamet i IoT Fabrikken arbejder intensivt med space management software, der har til hensigt at skære arealet til, så omkostninger og energiforbrug reduceres så meget som muligt, samtidig med at der skabes en moderne indrettet arbejdsplads, hvor medarbejderne trives og har de bedste forudsætninger for at arbejde produktivt.
Kort fortalt udgøres IoT Fabrikkens løsning af bittesmå bordsensorer, der placeres under skrivebordspladser samt ved hver plads i mødelokalet. Sensorerne er på størrelse med et frimærke og registrerer ved hjælp af varme og machine learning, hvornår det enkelte bord bliver brugt. Al denne data afleveres i softwareplatformen RoomAlyzer.
Space management software ruster dig til det moderne arbejdsliv.
Når så mange virksomheder vælger space management software til, handler det om mere end blot hardcore data og arealoptimering. Tal har nemlig vist, at vi i dag benytter os af muligheden for at arbejde derhjemme på samme niveau, som da hjemmearbejde første gang toppede i forbindelse med Corona-pandemien i 2021.
‘Blødere værdier som trivsel, medarbejdertilfredshed og tiltrækningsevne fylder også for de virksomheder og kommuner, jeg taler med. De vil gerne bevare en god onboarding og en fælles kultur på kontoret. Og derfor bliver de nødt til at give medarbejderne, der nu kan arbejde hjemme, en grund til at møde ind. Så vi ser, at der bliver lavet fitnessrum og lounges, og at day beds og skærme i loftet dukker op på inventarlisten sammen med en lækker kantine.
De nye generationer er heller ikke født ind i en 9-til-5 arbejdsdag. Der er brug for et andet tilbud end tidligere,’ siger Dorthe Deleuran, og tilføjer: ’Derfor er der behov for løbende space management på et helt andet niveau, end vi har set det før.’
Besparelse på 2 millioner om året og nye faciliteter med space management.
Et eksempel på en virksomhed, der benytter sig af IoT Fabrikkens løsning, er DI, Danmarks største erhvervs- og arbejdsgiverorganisation. Efter måling med IoT Fabrikkens sensorer har man taget hele 650 kvadratmeter ud af egen pulje, og kan i stedet leje dem ud, fortæller chefen for FM:
‘Vi sparer 770 kroner per kvadratmeter, og vi har samtidig en lejeindtægt på 2200 kroner per kvadratmeter. Så kan du selv regne,’ siger han venligt.
‘Og regner man så selv tallene sammen, så giver det en besparelse på knap 2 millioner kroner om året i driftsomkostninger og indkommende lejeindtægter. Lige ned på bundlinjen. Herudover har huset fået plads til en camp med bordfodbold, lækre loungeområder og zoner til forskellige projekter, hvilket også betyder også noget for ESG’en. Der er en bygherre, der ikke skal bygge de kvadratmeter et andet sted, når vi deles om pladsen.’ Sådan siger DI’s chef for facility management Jimmy Holck til foreningen Dansk Facilities Managements magasin.
50% overkapacitet er hverdagskost – og besparelsespotentialet er kæmpestort.
Space management software giver mening på en lang række af arbejdspladser, men ifølge IoT Fabrikkens direktør, Jon Wichmann, går specielt to typer af cases igen.
‘Det ene er en virksomhed eller en kommune, der er blevet påvirket af Corona i forhold til hjemmearbejde, og derfor har ejendomsdriften en teori om, at der reelt er flere pladser, end der er behov for. Den anden er vækstvirksomheden, som er i tvivl om, hvorvidt de har pladser nok eller ej,’ siger han og fortsætter:
‘I den første case underbygger data ofte teorien. Hvis man ikke har skåret arealet til, selvom de mennesker, der tidligere var på kontoret fem dage om ugen, nu arbejder hjemme to gange om ugen, så har man jo mindst 40% overkapacitet. Og vores mange datasæt viser faktisk, at rigtigt mange virksomheder og kommuner har minimum 50% plads, de ikke udnytter optimalt.’
Og det koster.
‘På en arbejdsplads med 1000 medarbejdere, der har 50% overkapacitet, kan du spare millioner hvert år ved ikke at have de pladser, der alligevel ikke bliver brugt. Det kan selvfølgelig ikke lade sig gøre at skære alt fra alle steder. Men ofte kan man enten leje kvadratmeter ud, undlade at leje af andre eller, endnu bedre, lade være med at bygge nyt,’ siger Jon Wichmann og fortsætter:
‘Hvis vi kigger på vækstvirksomheden, så skifter behovet i de enkelte afdelinger på vækstrejsen. Her kan du løbende måle på, hvem der har behov for hvad, indrette efter det og på den måde udnytte dit eksisterende areal frem for at udvide med nyt,’ fortæller han og understreger:
‘Det kan lyde som en kliché, men de mest bæredygtige kvadratmeter er faktisk dem, du ikke bygger. Og det er også dét, space management handler om.’
Fra faste pladser til free seating.
Ligesom Dorthe Deleuran ser også Jon Wichmann, at kontorerne med indsigter fra IoT Fabrikkens space management software indrettes på nye måder.
‘Vi ser en bevægelse fra faste pladser over imod free seating og clean desk policy. Og her hjælper vi med at måle før og efter for at sikre, at kommunen og virksomheden finder den rette kapacitet. Det er simpelthen et redskab i den daglige drift.’
Dette gælder blandt andet for kommunerne, der råder over den største bygningsmasse i Danmark.
‘Kommunerne huser alt fra forvaltninger til skoler og kultur. De mange bygninger er dyre i drift, så her er der virkelig en pointe i at slå ting sammen. Det handler ofte også om, at der skal bygges nye rådhuse,’ siger Dorthe Deleuran og henviser blandt andet til Gribskov Kommune, hvor IoT Fabrikken måler på det eksisterende rådhus, eftersom man gerne vil bygge et nyt, der matcher det reelle pladsbehov.
Nysgerrig på, hvordan vi kan hjælpe dig med at blive klog på anvendelsen af dine faciliteter?
Nysgerrig på, hvordan vi kan hjælpe dig med at blive klog på anvendelsen af dine faciliteter?
Ring til os, eller brug felterne til at give os et praj om, at du gerne vil vide mere om RoomAlyzer-systemet. Vi tager fat i dig, så snart vi har set din henvendelse og kigger altid gerne forbi – enten fysisk eller på web. Du er også velkommen på vores hyggelige kontor i Roskilde.
Vores salgspersonale er tilstede i både øst og vest, så vi kører i alle dele af Danmark.
